*Français ci-dessous*
# Acadia Wildlife Museum inventory
**Collaborating Researcher(s) and Agency:**
- Jennifer Kershaw & Dr. Trevor Avery, Acadia Wildlife Museum (Acadia University)
**Description of Project:**
The Acadia Wildlife Museum is a small yet globally recognized museum within Acadia University’s department of Biology that houses specimens from across the world, but primarily Nova Scotia, Canada, along with many rare species and items that can no longer be collected. With collections ranging from the 1920s to present day, the museum’s records now need to be rescued — they are currently stored on an old computer using an outdated software, FileMaker Pro 12, which was used by a previous collections manager that has long since retired. The museum’s goal is to update its collection data to a format compatible with modern software, so that the data may be safeguarded and made accessible for research, teaching, and conservation purposes.
Working with Jennifer Kershaw, the Museum Collections Manager, and Trevor Avery, a research data expert well-acquainted with databases and the museum collections, the intern will assess and rescue museum records by:
1. converting them to a flat, non-proprietary database format, and
2. importing them into [Specify 7](https://www.specifysoftware.org/), an open-source biological collections data management platform.
There are also some records in paper datasheets that need to be assessed and potentially entered if they are not found within the legacy FileMaker data. Once updated, the data can then be archived and shared through the Global biodiversity informatics facility (GBIF), the Ocean Biodiversity Information System (OBIS), and/or directly through a web application (e.g. R shiny).
**Remuneration:**
As with all Living Data Project internships, a fellowship of $6500 is provided for 6 weeks of full-time internship (or the equivalent part-time work spread over a longer time period; 240 hours total). This fellowship is intended to contribute to the annual stipend of the graduate student in accordance with the policies of the graduate student’s department and university and is inclusive of any benefits or costs. As policies for how internship income contributes to graduate stipends may differ between departments or universities, we urge applicants to confirm with their graduate administrator the local policy.
**Internship date:**
`Start: Anytime between 01 May and 01 July 2025`
`End: latest by 31 August 2025`
**Internship location:**
Virtual.
**Other potential benefits to intern:**
This data rescue internship partially fulfills the requirements of the CIEE Certificate in Data Management and Reproducible Research (see https://www.ciee-icee.ca/ldp-certificates.html).
**Qualifications required:**
The candidate must be a registered graduate student at one of the following four universities: McGill University, University of British Columbia (Vancouver or Okanagan), Université de Montréal, and University of Regina. The candidate must demonstrate that they have the conceptual training necessary to evaluate the ecological value of the data that they may encounter in this project.
The candidates must be able to create computer scripts to manage digital data, including data validation, compilation, and quality control, and have the relevant scientific expertise to create useful metadata. The candidate should be enthusiastic about preserving legacy data and demonstrate a commitment to open science. The intern will need to be fluent in English and be familiar with relational databases.
**Qualifications desired:**
The ideal candidate’s major area of research would be either ecology or evolution, with research interests in ornithology, entomology, ornithology, mammalogy, fisheries, and/or limnology. The candidate will ideally have completed or plan to register in the Living Data Project's modules on Productivity and Reproducibility (course outline) and Scientific Data Management (course outline). We will also consider equivalent training or demonstration of skills.
Please fill in the [application form](https://ubc.ca1.qualtrics.com/jfe/form/SV_8bO0KqyllACRDAq) by **January 21, 2025.**
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# Les collections de l’Acadia Wildlife Museum
**Chercheur.es collaborant et organisation :**
- Jennifer Kershaw et Trevor Avery, Ph. D., Acadia Wildlife Museum (Acadia University)
**Description du projet :**
Malgré sa petite taille, l’Acadia Wildlife Museum est mondialement reconnu. Il abrite, au sein du département de biologie de l’Acadia University, principalement des spécimens de la Nouvelle-Écosse (Canada), mais aussi du monde entier, ainsi que de nombreuses espèces et objets rares qui ne peuvent plus être collectés. De plus, ses spécimens ont été collectés des années 1920 jusqu’à nos jours. Les archives du musée doivent aujourd’hui être protégées : elles sont actuellement stockées sur un vieil ordinateur utilisant un logiciel obsolète, FileMaker Pro 12, qui était utilisé par un ancien gestionnaire de collections depuis longtemps à la retraite. L’objectif du musée est de mettre à jour les données de sa collection dans un format compatible avec les logiciels modernes, afin qu’elles puissent être sauvegardées et rendues accessibles à des fins de recherche, d’enseignement et de conservation.
En collaboration avec Jennifer Kershaw, responsable des collections du musée, et Trevor Avery, un expert en données de recherche connaissant bien les bases de données et les collections du musée, la personne stagiaire évaluera et sauvegardera les documents du musée en :
1. Les convertissant dans un format de base de données plat et non propriétaire, et ;
2. Les important dans [Specify 7](https://www.specifysoftware.org/), une plateforme ouverte de gestion de données de collections biologiques.
Certaines données consignées dans des feuilles papier devront aussi être évaluées et éventuellement saisies si elles ne se trouvent pas dans les registres FileMaker existants. Une fois mises à jour, les données pourront être archivées et partagées par l’entremise du Système mondial d’information sur la biodiversité (GBIF), du Système d’information sur la biodiversité des océans (OBIS) ou directement d’une application Web (par exemple, R Shiny).
**Rémunération :**
Comme pour tous les stages du Projet Living Data, une bourse de 6 500 $ est offerte pour 6 semaines de stage à temps plein (ou l’équivalent à temps partiel réparti sur une plus longue période, soit 240 heures au total). Cette bourse est destinée à contribuer aux revenus annuels de l’étudiant ou de l’étudiante aux cycles supérieurs conformément aux politiques de son département et de son université. Elle inclut tous les avantages ou couts. Étant donné que les politiques sur la manière dont les revenus de stage contribuent aux revenus des étudiant.es aux études supérieures peuvent différer selon les départements ou les universités, nous invitons les candidat.es à confirmer les politiques de leur département et de leur université.
**Date du stage :**
`Début : date flexible entre le 1er Mai et le 1er Juillet 2025`
`Fin : au plus tard le 31 Août 2025`
**Lieu du stage :**
À distance.
**Autres avantages potentiels du stage :**
Ce stage de sauvetage de données répond en partie aux exigences du certificat de l’ICEE en gestion des données et recherche reproductible (voir https://www.ciee-icee.ca/ldp-certificates-444444.html).
**Exigences du poste :**
Les personnes candidates doivent être inscrites aux cycles supérieurs dans l’une des quatre universités suivantes : Université McGill, University of British Columbia (Vancouver ou Okanagan), Université de Montréal ou University of Regina. Les candidats et candidates doivent démontrer qu’iels possèdent la formation conceptuelle nécessaire pour évaluer la valeur écologique des données du projet.
Iels doivent être capables de créer des scripts informatiques pour gérer des données numériques, les valider, les compiler et contrôler leur qualité, ainsi que pour créer les métadonnées appropriées. Enfin, les personnes candidates doivent être enthousiastes à l’idée de préserver des données patrimoniales et démontrer leur engagement envers la science ouverte. Iels doivent parler couramment anglais et connaitre les bases de données relationnelles.
**Compétences recherchées :**
Le ou la candidate idéale étudie en écologie ou en évolution, et poursuit des recherches en ornithologie, entomologie, mammalogie, pêcheries ou limnologie. Le ou la candidate aura idéalement effectué les modules du Projet Living Data sur la productivité et la reproductibilité (en ligne) et la gestion des données scientifiques (en ligne) ou aura amorcé les procédures d’inscription à ces modules. Une formation équivalente ou une démonstration de compétences seront aussi considérées.
[Le formulaire de candidature](https://ubc.ca1.qualtrics.com/jfe/form/SV_8bO0KqyllACRDAq) doit être rempli d’ici le **21 janvier 2025.**
